Was ist die ALPEN-Methode?
Bei der ALPEN Methode handelt es sich um eine Methode für die strukturierte Zeitplanung. Sie kann für verschiedene Bereiche eingesetzt werden und ist daher nicht nur für den Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen interessant. Zeitverluste durch unproduktives Arbeiten kosten Geld, hier sollte man daher bestmöglich optimieren.
Die Alpen Methode gehört zu den Basics im Bereich Zeitmanagement für den Fachwirt – sie findet sich nicht nur im Gesundheits- und Sozialwesen
Die Nutzung ALPEN Methode, bzw. das Erstellen einer entsprechenden Liste oder Tabelle, hilft dabei die zu erledigenden Aufgaben in eine Planung (Tage oder auch Wochen) zu bringen und sie beispielsweise nach Dringlichkeit, Dauer oder auch Delegationsfähigkeit zu planen. Folgend stellen wir dir die 5 Elemente der ALPEN-Methode genauer vor und erläutern es an einem Beispiel.
Wie funktioniert die strukturierte Zeitplanung nach der ALPEN-Methode?
Es gibt verschiedenen Möglichkeiten, sich eine Tabelle (oder Liste) für die zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Die folgenden Fragen sollten allerdings zu jeder Aufgabe gestellt und die Antworten dementsprechend in die Tabelle übernommen werden.
- Es sollten grundsätzliche ALLE Aufgaben notiert werden.
- Die LÄNGE der Aufgabe kann man entweder genau planen (wenn der Zeitaufwand bekannt) oder schätzen.
- PUFFERZEITEN können automatisch entstehen (möglichst gering halten, siehe Beispiel) oder aber fest geplant werden.
- ENTSCHEIDUNGEN können die Priorisierung betreffen falls sich eine Aufgabe mal verschiebt/ Unvorhergesehenes eintritt oder aber auch die Delegation betreffen.
- Die NACHKONTROLLE dient dazu, dass keine Aufgabe vergessen wird.
ALPEN Methode Beispiel für eine Tabelle
Wie man in dem Beispiel sieht, entstehen Pufferzeiten manchmal automatisch (z.B. zwischen E-Mails beantworten und dem Bewerbungsgespräch – 15 Minuten) – je nach Folgeaufgabe können diese Sinnvoll sein, zum Beispiel bei Raumwechsel oder kurzer Vorbereitung. Insgesamt sollten die nicht fest geplanten Pufferzeiten nach der Alpen Methode jedoch vermieden werden, indem man seinen Zeitplan entsprechend anpasst, bzw. die Lücken mit Aufgaben füllt.
Feste Pufferzeiten dienen dazu, wenn etwas länger dauert oder etwas Unvorhergesehenes eintritt – in unserem Fall dauert das Bewerbungsgespräch evtl. etwas länger.
Ob man sich bestimmte Dinge farblich hinterlegt ist Geschmackssache, kann einem beim schnellen Überblick jedoch helfen. Wenn man es mit der farblichen Markierung jedoch übertreibt kann es schnell unübersichtlich werden.
Das Ende kann sowohl am selben Tag sein, allerdings auch in der Zukunft liegen – dann ist unbedingt darauf zu achten, diese Aufgaben weiterhin mit zu übernehmen bis sie abgeschlossen sind.
Die Kontrolle sollte spätestens am Ende des Tages erfolgen, kann aber auch zwischendurch schon durchgeführt werden, wenn beispielsweise eine Aufgabe erledigt ist. Hier insbesondere die Aufgaben im Blick halten, die an Mitarbeiter delegiert wurden.
Du findest das PDF-Script „ALPEN-Methode“ auch in unserem DOWNLOAD-Bereich für den Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen.
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