Tag der offenen Tür – Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen
Innerhalb der Fortbildung zum Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen wird man auch mit dem Thema Öffentlichkeitsarbeit konfrontiert. Öffentlichkeitsarbeit dient dazu, sowohl die externen wie auch die internen Anspruchsgruppen (Stakeholder) über die eigenen Leistungen und das Unternehmen zur informieren.
Es gibt verschiedene Maßnahmen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit – in diesem Beitrag werden wir einen genaueren Blick auf den „Tag der offenen Tür“.
Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere auch der Tag der offenen Tür, gehört ebenfalls in den Bereich des Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen und kann auch in der IHK-Prüfung auf dich zukommen.
Folgend werfen wir einen allgemeinen Blick auf den Tag der offenen Tür und schauen uns anschließend an, was organisatorisch bei der Planung zu bedenken ist.
Allgemeine Informationen – Tag der offenen Tür
Der Tag der offenen Tür lässt sich für verschiedene Themen und Ziele des Unternehmens nutzen. Man kann hier zudem verschiedenen Ziele verbinden. Man kann die Bekanntheit des Unternehmens steigern und gleichzeitig nach neuen Kunden oder auch Angestellten suchen.
Zusätzlich kann man über Fragebögen oder auch einen Briefkasten für Vorschläge, Fragen oder Beschwerden weitere Informationen erhalten. Im besten Fall kann man im Nachgang den Tag anhand von Kennzahlen auswerten – zum Beispiel Anzahl von Bewerbungen, Anfragen zu Dienstleitungen, Besucheranzahl oder auch die Anzahl von Beschwerden.
Organisatorische Planung eines Tag der offenen Tür – Checkliste
Folgend zeigen wir dir, wie du einen Tag der offenen Tür planen kannst. Es gibt verschiedene Herangehensweisen – die Planung muss daher nicht genau so erfolgen. Wir berücksichtigen hierbei jedoch einige wichtige Punkte und geben dir Beispiele in Form einer Checkliste.
Thema und Zielsetzung
Haben wir ein spezielles Thema oder eine spezielle Zielsetzung für unseren Tag der offenen Tür? Beispiele könnten hierbei sein:
- Neueröffnung – Wir stellen uns und unsere Leistungen vor
- Kundengewinnung – Wir stellen unsere Leistungen in den Vordergrund (nutzen beispielsweise spezielle Flyer und informieren ausführlich darüber)
- Gewinnung von Einweisern – Wir wollen beispielsweise niedergelassene Ärzte als Einweiser dazu bringen, unsere Einrichtung zu nutzen/ zu empfehlen
- Image – Wir wollen durch den Tag der offenen Tür unser Image verbessern (beispielsweise Hinweis auf unser QM, Ärzte mit langjähriger Erfahrung, positive Bewertungen)
Terminplanung
Tag, zeitlicher Ablauf und Dauer müssen vorab geplant werden. Um einen möglichst großen Personenkreis zu erreichen, bieten sich arbeitsfreie Tage (Samstag, Sonntag) an. Der Beginn sollte nicht vor 09:00 Uhr liegen, auch ein das Ende muss fest geplant werden (beispielsweise 16:30 Uhr).
Da man die entsprechende Anspruchsgruppen noch informieren und einladen muss, sollte man den Termin mindestens 8 Wochen im Voraus planen.
Organisatorische Maßnahmen und Programm
Neben einem Programm oder auch verschiedenen Aktionen für die Besucher müssen weitere organisatorische Fragen geklärt werden. Programm und notwendige Maßnahmen sind sowohl vom Ziel wie auch von der Größe der Veranstaltung/ des Unternehmens abhängig. Folgend einige Beispiele:
- Zeitplan erstellen (Wann ist was? – Zum Beispiel Führungen jede Stunde, Zeitplan für Vorträge und Redner)
- Budget festlegen
- Catering
- Eigenes Personal frühzeitig einplanen und einteilen
- Informationsmaterial zur Verfügung stellen (Über das Unternehmen, Freie Stellen, Angebote usw.)
- Rahmenprogramm passend zum Ziel, z.B.
- Fachvorträge oder Präsentationen
- Filmvorführungen zu passenden Themen
- Gesprächs- und Fragerunden
- Gewinnspiel
- Briefkasten für Fragen und Anregungen
- Fragebögen vorbereiten
- Führungen durch das Unternehmen
- Bewerbungsbögen zur Mitarbeitergewinnung
- Werbegeschenke mit Logo des Unternehmen (oder auch QR-Code als Link auf die Webseite)
- Unterhaltung für Kinder (Malen, Basteln, Hüpfburg usw.)
- Aktionen zum Mitmachen (z.B. selber Blutdruck messen, ein Stethoskop testen, Blutzucker messen)
- Parkmöglichkeiten, Beschilderungen, Wegweiser
- Technische Hilfsmittel vorbereiten und testen (z.B. PC mit Beamer, Mikrofon, Musik usw.)
- Ablauf bei Notfällen (Sanitätsdienst, Notausgänge usw.)
- Externer Sicherheitsdienst notwendig? Falls vorhanden: Sicherheitsdienst einplanen und informieren
- Versicherungen klären (Haftpflicht-, Unfallversicherung usw.)
- Spezielle Informationen/ Bereich für lokale Presse/ Radio
- Fotos und Videos?
Einladungen und Bekanntmachung
Die Einladungen sollten mit ca. 8 Wochen Vorlaufzeit zum Tag der offenen Tür verschickt werden – unsere Gäste müssen dies schließlich auch einplanen. Mögliche Anspruchsgruppen (auch abhängig von unserem Thema/ Zielsetzung) sind:
- Kunden/ Patienten/ Bewohner und deren Angehörige
- Unsere Mitarbeiter/ mögliche neue Bewerber
- Niedergelassene Ärzte/ Krankenhäuser/ Alten- und Pflegeheime
- Lokale Presse/ Fachzeitschriften
- Zulieferer und externe Dienstleister
- Kooperierende Partner
- Lokale Politiker und Behörden
- Kostenträger
Evaluation und Nachbereitung
- Wurden Fragebögen ausgefüllt – Auswerten
- Wurde der Briefkasten genutzt – Auswerten
- Gab es Beschwerden? Zeitnah kontrollieren/ verbessern und Rückmeldung geben
- Gab es möglicherweise Bewerbungen – Auswerten oder an Geschäftsführung/ Personalabteilung weiterleiten
- Pressebericht für die Lokalpresse/ Webseite erstellen
- Besucherzahlen
- Highlights
- Fotos
- Danksagung
- usw.
- Danksagung an die Mitarbeiter/ Helfer
- Kostenkontrolle (Kosten-Nutzen-Auswertung)
